O custo da má gestão dos documentos na Construção

O número de edifícios com pelo menos 200 metros de altura em todo o mundo aumentou quase 500% nas últimas 2 décadas. Conforme as equipas crescem e os projetos de construção se tornam mais complexos, a gestão adequada dos documentos deve ser parte integrante do seu fluxo de trabalho. A má gestão de documentos é prejudicial para um projeto e pode levar a atrasos, desvios do orçamento e refazer trabalhos.

Para a maioria dos que trabalham na indústria da construção, a gestão de documentos é uma parte inevitável e necessária do trabalho. Muitas empresas lutam para manter o controle sobre a grande quantidade de documentos do projeto. De planos de arquitetura a marcas registradas e solicitações de informações, um único erro num documento pode levar a erros de execução caros dispendiosos e atrasos na entrega da obra.

As construtoras que não controlam adequadamente os documentos de construção tendem a vivenciar uma ampla gama de cenários, como ficheiros que estão em falta, o que não estão atualizados para toda a equipa ou que acabam nas mãos erradas.

As empresas que experimentam regularmente qualquer um dos sete problemas a seguir devem considerar seriamente o uso de um sistema de controle de documentos do projeto de construção para melhorar o fluxo de trabalho em todo o processo.

De acordo com um relatório do FMI, os dados e informações deficientes custaram à indústria de construção dos EUA mais de US $ 31,3 bilhões em 2018. Um grande número de solicitações de refazer trabalhos é gerado devido à falta de controle das versões dos desenhos e planos. Quando os intervenientes do projeto fazem alterações em um antigo conjunto de planos, e estes não refletem os pedidos de alteração mais recentes, o refazer trabalhos é virtualmente inevitável.

Todos os anos, uma quantidade substancial de trabalho valioso é desperdiçada tentando encontrar ficheiros específicos em uma matriz não categorizada de centenas ou milhares de documentos. As equipas de construção precisam de respostas rápidas, quando se trata de mudanças no projeto e para qualquer Solicitação de Informações (RFI) que surge durante a construção. Sem um sistema sofisticado de controle de documentos, é muito complicado gerir alterações e responder com eficiência.

Muitas empresas do setor da construção que tentam usar opções de armazenamento gratuitas ou de baixo custo, que não são especificamente projetadas para o controle de documentos, podem acabar espalhando seus ficheiros por vários serviços, criando informações isoladas. As opções de controle de documentos variam entre os serviços, tornando muito fácil para as contas acionar uma violação de segurança. Esses serviços de terceiros quase sempre impõem um limite de armazenamento, mesmo para contas pagas, e aceitam apenas determinados tipos de ficheiros. Algumas contas de armazenamento são mesmo completamente esquecidas após o término de um projeto, resultando na perda de documentos, que serão necessários posteriormente quando houver um problema com a obra.

Os atrasos de comunicação causados ​​por problemas de controle de documentos agora são muito comuns nos locais de trabalho. Quando um membro da equipa ou subcontratado precisa de solicitar o acesso a documentos essenciais em vez de ter acesso no início, atrasos de horas ou mesmo dias podem desviar um projeto de sua programação original. Além disso, ficheiros incompatíveis e a falta de acesso através de dispositivos móveis existentes, também podem retardar a comunicação sobre pedidos de alteração de planos e solicitações de informações.

Como os projetos de construção geram uma média de 56 pedidos de alteração por projeto ao longo do projeto e da construção, não há como os processos manuais acompanharem as solicitações. Um atraso de algumas horas na implementação de alterações em documentos cruciais do projeto pode resultar em desperdício de materiais e mão de obra.

O setor de construção pode não ser alvo de tentativas de hackers com tanta frequência quanto as empresas de saúde e retalho, mas houve muitas fugas de dados sérios nos últimos anos dentro do setor. Em 2017, mais de 80% das empresas pesquisadas nos setores de arquitetura, engenharia e construção (AEC) relataram pelo menos um caso de fraude.

As más práticas de controle de documentos representam um ponto fraco para aceder a dados confidenciais. As práticas inseguras, como o uso de dados de login comuns partilhados entre os membros da equipa, podem levar ao acesso não autorizado quando violado em um único dispositivo ou conta. As contas de utilizadores individuais com controles de permissão são uma maneira mais segura e eficiente de proteger os dados confidenciais.

Os relatórios de fecho devem incluir as versões mais recentes de todos os desenhos e ficheiros relacionados ao projeto, construção e sistemas internos de uma obra. Infelizmente, os pacotes de transferência geralmente contêm apenas parte dos dados que deveriam incluir ou são baseados em documentos desatualizados e incorretos. Os proprietários e operadores de edifícios muitas vezes acabam pagando pelo trabalho de inspeção, para obter as informações precisas sobre as suas próprias construções.

A boa notícia é que, quando feito da maneira certa, a gestão de documentos pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso do projeto. A gestão eficiente e organizada de todos os documentos de construção é uma parte tão importante do negócio da construção quanto ganhar um novo projeto.

Isso significa que os documentos e informações devem atender aos seguintes critérios:

• Garantir que os seus documentos possam ser geridos, organizados e facilmente acessíveis.
• Incluem todas as informações do projeto, IFRs, especificações, modelos da construção, contratos e muito mais.
• Que os documentos sejam mantidos num local seguro e acessível a todas as partes interessadas – as ferramentas baseadas na nuvem são ideais.
• Certificar-se que o acesso esteja disponível durante todo o ciclo de vida da construção – da fase de projeto ao encerramento do projeto – para que toda a documentação possa ser usada posteriormente.

É essencial ter um sistema de controle de documentos de construção para centralizar seus documentos de projeto. Além disso, o uso de ferramentas digitais robustas para a gestaão de documentos de construção pode levar a melhores resultados de projeto, incluindo maior produtividade e colaboração no projeto, menos erros e refazer trabalhos e menos riscos.

A implementação de software de construção no seu fluxo de trabalho permite a tomada de decisões com base em dados, criando transparência que mantém os proprietários do projeto informados. Com uma tecnologia que conecta processos e fluxos de trabalho ao longo do ciclo de vida da construção, as boas práticas de gestão de documentos estão um passo mais perto.

Para começar, um melhor controle dos documentos de construção garante que sua equipa trabalhe sempre, com as informações mais atualizadas. Nem é preciso dizer que trabalhar com dados, documentos e modelos errados desperdiça tempo, material e horas de trabalho.

No passado, os planos eram armazenados numa pilha gigante no topo do contentor de trabalho e, toda vez que uma alteração era solicitada, alguém tinha que se certificar de que os ficheiros centrais estavam atualizados e todos eram informados da alteração. Hoje, com as tecnologias que permitem a digitalização de documentos de construção e agilizam seu processo de gestão, fica mais fácil manter-se atualizado e com a versão mais recente, ajudando a eliminar burocracia, e permitindo a colaboração entre os interessados ​​na obra a qualquer momento, em qualquer lugar.

Ao entrar na era digital, o processo de gestão de documentos é automatizado com atualizações no local, economizando tempo, dinheiro e possíveis dores de cabeça.

Anteriormente, os projetos eram rastreados manualmente a partir de anotações manuscritas, que tinham o potencial de ficar ilegíveis, húmidas ou manchadas. No caso de as anotações retornarem ao escritório (com segurança), alguém tinha que atualizar manualmente as informações e enviá-las ao autor do projeto para correção. Mesmo com as novas formas e melhoradas de usar a tecnologia para garantir a atualização dos planos, erros ainda são possíveis de acontecer sem o sistema adequado de verificações e atualizações.

Felizmente, o software de construção moderno pode realizar grande parte da fatigante tarefa de criar um conjunto unificado de desenhos que todos podem aceder e atualizar em seus dispositivos móveis, tablets e laptops. Isso garante que, onde quer que sua equipa de projeto esteja, dentro ou fora do local de trabalho, eles tenham os documentos e modelos mais recentes para trabalhar.

Além disso, as soluções digitais podem criar uma experiência contínua em marcas de rastreamento, solicitações de informações e solução de problemas. Portanto, melhorar o controle dos documentos de construção também cria uma oportunidade de melhorar a comunicação, tornando-a mais fluida nos dois sentidos: para a obra e de volta para o escritório. Com o software de construção que conecta dados ao longo do ciclo de vida do projeto, do projeto à entrada em operação, as empresas podem capacitar as equipes de projeto para trabalhar de forma colaborativa em tempo real. O software de gestão de documentos baseado na nuvem torna os dados mais recentes imediatamente disponíveis para todos os membros da equipa, sem a necessidade de upload e download de dados demorados.

Fonte: constructionblog.autodesk.com

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